Het Kwaliteitslabel wordt aangevraagd via het aanmeldformulier van het Sociaal Fonds Veiligheidsdomein (SFV). De aanvrager ontvangt na de aanvraag een mail met daarin de audit-onderdelen op basis waarvan de externe auditorganisatie de audit kan verrichten en rapporteren. Het SFV rekent geen administratieve of andere kosten voor de certificering. Als bedrijf betaal je alleen de auditkosten van de certificeringsorganisatie.

Beoordeling
De beoordeling bestaat uit 3 delen:

• Tijdens het financieel-administratief kwaliteitsonderzoek worden verschillende documenten beoordeeld. Dit gebeurt in grote lijnen op afstand.
• Tijdens het kantoorbezoek ligt de focus op controle van een effectieve implementatie van de procedures en een controle van  dossiers (o.a.personeelsdossiers, locatiedossiers met inbegrip van de risicoanalyse).
• Tijdens een veldbezoek vindt controle plaats van de uitvoering van de beveiliging – conform de eisen van het Kwaliteitslabel. Het auditteam bepaalt aan de hand van het documentenonderzoek en kantoorbezoek of één of meerdere locaties worden bezocht.

Inschatting
De gemiddelde uren-inschatting per audit is ongeveer:
1e jaar: 1 – 1,5 dag
2e jaar: 0,5 – 1 dag
3e jaar: 0,5 – 1 dag

Doorlooptijd
De doorlooptijd is afhankelijk van het moment van opdrachtverlening aan de auditorganisatie, de aanleveringssnelheid van documenten, de beschikbaarheid van auditors en de beoordeling met eventuele verbetertrajecten. De verwerking van een audit en registratie van het Kwaliteitslabel duurt zo’n 2 weken. De Kwaliteitscommissie schat het gehele standaardtraject – zonder vertragingen, bijkomende zaken of verbetertrajecten – in op 3 maanden.

Besluitvorming
Het besluit tot het verlenen van het Kwaliteitslabel wordt genomen door de Kwaliteitscommissie, op basis van het rapport van de externe auditorganisatie. Besluiten met betrekking tot verlenging, schorsingen intrekken worden eveneens genomen door de Kwaliteitscommissie.